Визначення POS-машини

У деяких галузях торгівлі постачальники працюють виключно за замовленнями на замовлення або з детальних договорів про закупівлю, але більшості підприємств потрібно проводити транзакції окремо. Залежно від вашої галузі, ви можете брати готівку, чеки, картки або випадкову комбінацію всіх трьох. Однією з найосновніших потреб будь-якого бізнесу, орієнтованого на продаж, є спосіб здійснення та фіксації продажів, і саме для цього потрібен POS-апарат.

Що таке POS-машина?

Повне значення POS - це "точка продажу", або, іншими словами, це місце, де ваша транзакція завершена. Сам термін може мати кілька різних тлумачень. У найвужчому розумінні це означає, що термінал, який знаходиться біля каси для обробки кредитних та дебетових карток, і будь-які подарункові картки, які ви приймаєте у своєму бізнесі. Частіше, говорячи про POS-апарат, ви думаєте про весь термінал, який має інформаційний екран та можливість обробляти будь-який тип платежу. Є також багато спеціальних POS-пристроїв, і вони знаходяться десь між простим терміналом картки та повною повноцінною POS-системою. Незалежно від того, чи ваші потреби переносять вас до найвищого або нижчого класу, кожен POS-апарат повинен виконувати деякі основні функції.

Основні POS-функції

Оригінальний торговий автомат був простою касою. За сучасними мірками це мало що зробило, але воно вело облік кожного продажу, коли заїхала касир. З цього часу, поки ви знали, скільки готівки було в касі, щоб почати день, ви могли б працювати чи не пропали гроші. Ваші щоденні підсумки показували, чи збільшуються чи зменшуються ваші продажі, і підрахувавши кількість транзакцій, ви можете визначити вартість середнього продажу. Якби ви знали вартість своєї початкової товарної інвентаризації в доларах, ви можете також працювати назад від загальних підсумків продажів, щоб з’ясувати, втрачаєте ви гроші за крадіжку запасів чи незафіксовані продажі. Це всі основні функції POS, і навіть найдавніші касові апарати значно полегшили ведення бізнесу на основі продажів.

З плином років касові апарати ставали набагато спроможнішими. Їх можна запрограмувати на додавання відповідних податків до ціни продажу, щоб вам не довелося їх обробляти вручну, а також вони могли реєструвати суми податку для цілей бухгалтерського обліку. Вони могли надавати проміжні підсумки за товарами чи категоріями продуктів, і врешті-решт - у міру того, як комп’ютери ставали дешевшими та загалом доступнішими - вони були розроблені для взаємодії з комп’ютеризованим внутрішнім програмним забезпеченням. Це той момент, коли традиційний касовий апарат перетворився на систему торгових точок, як ми сьогодні використовуємо цей термін.

Роздрібні POS-системи

Сучасна роздрібна POS-машина виходить далеко за рамки основних функцій каси старої школи, навіть якщо зовні вона схожа на таку. На родовій касі вам потрібно було ввести ціну кожного товару вручну; зараз, однак, ціни попередньо запрограмовані в систему і зчитуються зі сканера штрих-коду. Це істотно зменшує можливість помилок, а також покращує точність звітів про продажі. POS-термінал можна налаштувати для відстеження та фіксації ваших продажів продуктів та послуг практично будь-яким значущим для вас способом, і, як правило, це пов’язується безпосередньо з вашим бухгалтерським програмним забезпеченням, щоб інформація завжди була у вас під рукою.

Сам торговий автомат все ще може виглядати як касовий апарат з касовою касою знизу, традиційна клавіатура та вбудований принтер чеків, який використовує рулон вузького паперу для друку своїх листів. Деякі системи застосовують інший підхід, ставлячи невеликий комп’ютер під прилавок із касою та використовуючи комп’ютерну клавіатуру для введення даних, які не надходять із сканерів штрих-коду. Інший стиль POS-машини повністю позбавляється клавіатури, використовуючи сенсорні екрани для введення інформації. Стиль терміналу, який ви використовуєте, насправді не є найголовнішим. Всі ці три типи, а також більш спеціалізовані нішеві термінали просто працюють як інтерфейс для програмного забезпечення, яке насправді працює у вашому магазині.

Транзакції - це лише вихідна точка

Дзвінок під час продажу - це найголовніше, що робить POS-машина, але для цього вам не потрібно складне обладнання. Якщо потрібно, ви можете зробити це за допомогою ручки та квитанції, і є багато дрібних операторів, які роблять саме це. Проблема відстеження трансакцій вручну полягає в тому, що це забирає багато часу і обмежує зростання вашої компанії. Сучасна, комп’ютеризована POS-система розроблена для впорядкування вашого доступу до всієї вашої інформації про продажі для обліку та управління. Ця здатність перетворити необроблені дані про продажі в щось кероване - це те, за що ви насправді платите.

Вдосконалений облік та звітність

Грошовий потік може бути життєвою кров’ю бізнесу, але інформація - це кістка і сухожилля, і саме тут буде блищати хороша POS-система. Вона передає всю вашу інформацію про продажі безпосередньо в руки ваших бухгалтерів, або експортуючи дані до вашої бухгалтерської системи, або - в ідеалі - шляхом інтеграції безпосередньо у ваше бухгалтерське програмне забезпечення. Усунення зайвого кроку введення даних дає змогу швидше звітувати, і це обходить момент, коли помилки можуть потрапити у ваш облік. Усі ваші дані про продажі є у вас під рукою щодня, найчастіше до другої, тому управлінські рішення, які ви приймаєте, завжди базуватимуться на достовірній інформації.

Хочете знати, які товари чи категорії найкраще продаються в кожному місці чи в кожному відділі? Які зміни або які окремі продавці відповідають за переміщення найбільшої кількості товару? Скільки клієнтів скористалися вашою останньою пропозицією купона або прийшли на товар, який ви рекламували лише в одному конкретному місці? Ваша POS-система повинна повідомляти вам ці речі, або повинна мати можливість, з мінімальними налаштуваннями.

Постійний інвентар

Інша справа, що система POS зробить для вас, і це дуже важливо, полягає в тому, щоб надати вам актуальну інформацію про ваші рівні запасів. Комп’ютер реєструє вашу початкову інвентаризацію за цей період, а потім відстежує продажі, що надходять, і надходять замовлення, тому в будь-який момент інвентаризація, показана на вашому комп’ютері, повинна бути актуальною. Це називається "безстроковою інвентаризацією", і це одночасно і зручність, і основний інструмент управління. Якщо у вас є точний, сучасний інвентар та вагомі прогнози щодо того, якими мають бути ваші продажі протягом найближчих тижнів чи місяців, ви можете замовити лише таку кількість інвентарю, скільки вам, можливо, знадобиться.

Замовлення лише того, що вам потрібно, коли вам це потрібно - ви побачите, що це описується як замовлення "вчасно" - може справді змінити гру. Ваші грошові ресурси не пов’язані з надлишком запасів, вам знадобиться менше складського місця, і ви з меншою ймовірністю опинитеся на маркуванні застарілих товарів, щоб просто позбутися їх.

Управління фізичними запасами

Деякі POS-системи також можуть допомогти вам в управлінні фізичними запасами. Вони відстежуватимуть ваші вхідні товари за категоріями, за фізичним розташуванням або за будь-якими іншими критеріями, які ви вважаєте важливими. Коли прийде час підрахувати ваш фізичний запас, а потім порівняти його з постійним інвентарем комп’ютера, ваш торговий пристрій може підказати вам, де шукати і скільки їх має бути в кожному даному розділі. Якщо у вас є товари, що зберігаються в різних місцях, і один склад демонструє більше втраченого або загубленого товару, ніж інші склади, це говорить про те, що у вас можуть виникнути проблеми із безпекою чи крадіжкою у цьому конкретному місці. Навіть якщо це виявляється простою необережністю, це корисна інформація, за якою ви можете діяти, щоб усі дотримувалися однакових процедур.

Управління відносинами з клієнтами

Наскільки важливим є бухгалтерський облік та управління запасами, для успішного бізнесу важливим є не лише підрахунок квасолі. Те, як ви взаємодієте зі своїми клієнтами та що ви про них знаєте, може зробити чи зламати ваші надії на довгострокове зростання. Багато POS-систем відстежують історію покупок ваших клієнтів з часом, і ви можете починати відчувати, хто ваші найкращі клієнти, і які нові продукти можуть їм сподобатися. Без допомоги комп’ютера іноді легко не помітити непомітних клієнтів, які є постійними клієнтами, але які не роблять достатньо великого сплеску, щоб запам’ятатися, але вони часто є основою вашого бізнесу.

POS-системи для гостинності

POS-системи не обмежуються звичайним бізнесом, заснованим на продажу. Вони також мають вирішальне значення в індустрії гостинності, де їх використовують для обробки ще більш складних сценаріїв. Наприклад, у ресторані система повинна відстежувати розміщені замовлення та друкувати квитки для кухонної бригади, щоб повідомити їх, що приготувати. Складні системи можуть зробити цей крок далі і надрукувати окремі квитки на кожну робочу станцію на кухні, щоб кожен кухар мав особистий список замовлень. Система також повинна мати можливість відстежувати підказки, плату за харчування та різноманітні інші спеціальні збори, а також відстежувати звичайні ціни продажу та податки.

Найспроможніші POS-системи ресторанів можуть також надати допомогу в управлінні запасами, якою користуються роздрібні продавці. У цих випадках рецепти зі стандартного меню всі вводяться в комп'ютер заздалегідь. Якщо ваші клієнти хочуть 213 замовлень вашої фірмової страви з креветок песто на певний вечір, система може відрегулювати рівень запасів, щоб показати вам, скільки вм'ятин, що утворилися у вашому постачанні інгредієнтів. Ви завжди будете знати, коли і скільки потрібно замовити.

Термінали для обробки POS-карток

Приємно мріяти про те, щоб усі ці функції були під рукою, але реально кажучи, не кожному бізнесу потрібна повномасштабна POS-система, особливо на початку. Наразі з касовим апаратом старої школи вам може бути добре, особливо якщо виписка на кричущу POS-систему не дасть вам коштів на інші важливі справи, такі як інвентар та фонд оплати праці. У такому випадку все, що вам дійсно потрібно - це термінал для обробки карток. Будь-хто може прийняти готівку та чеки як платіж, і ці прості POS-машини дають вам можливість брати кредитні картки, дебетові картки та подарункові картки.

У деяких випадках навіть складні POS-системи приймають прагматичне рішення використовувати окремі термінали для обробки карток. Якщо ви вбудовуєте цю функцію в монітор або клавіатуру, єдиним способом її оновлення є заміна монітора або клавіатури, що зазвичай є дорогим варіантом. З окремими терміналами, коли з’являються нові технології, такі як картки на основі чіпів або картки, що платять за допомогою крана, вам просто потрібно, щоб ваша служба обробки платежів замінила або оновила термінали.

Мобільні термінали для обробки карток

Існують навіть способи для мобільних підприємств приймати оплату карткою, що може бути дуже зручно, якщо ви ремісник або продавець фермерського ринку, або якщо у вас є таксі або служба доставки. Наприклад, якщо у вас є піцерія, компанія, яка надає ваші звичайні термінали для обробки карток, може, можливо, встановити вам мобільну версію, що працює від акумулятора, для ваших водіїв доставки. Вони використовують технології стільникових телефонів із SIM-карткою та мобільними даними, тому ви можете приймати платежі в будь-якому місці стільникового сигналу.

Ви навіть можете додати невеликий кардрідер або "ключ" на свій телефон або планшет, щоб ви могли використовувати його як простий POS-пристрій. Зчитувачі карток доступні у багатьох постачальників, і вони приймають платежі через такі послуги, як Square і PayPal, а також через звичайних постачальників послуг.