Як перетворити таблиці Excel у Word

Microsoft 365 Office Suite - це потужний набір програмних програм, що широко використовуються у всьому бізнесі. Хоча Excel використовується як програма для роботи з електронними таблицями, а Word - як програма для обробки текстів, обидва вони можуть інтегруватися для безперебійного створення документів, які регулярно використовуються в бізнесі. Хоча ви не можете безпосередньо перетворити .xls на .doc, розширення файлів Excel і Word відповідно, ви можете виконувати такі функції, як вставки таблиць злиття.

Використання даних Excel у програмі Word

Відкрийте файл Excel, який ви хочете перемістити, у документ Word. Потім відкрийте Word; Ви можете використовувати існуючий документ або створити новий документ Word. Визначте, скільки аркуша Excel потрібно скопіювати та вставити в документ Word. Якщо є діаграма, яку потрібно скопіювати, скористайтеся мишею, щоб вибрати діаграму, а потім натисніть Control + C. Це копіює вибрану область.

Тепер перейдіть до документа Word і знайдіть область, куди потрібно вставити скопійовану діаграму. Помістіть курсор у це місце, а потім натисніть Control + V, щоб вставити туди діаграму. У Excel 2010 є кілька варіантів вставки, позначених спливаючим вікном із п’ятьма піктограмами. Зліва направо піктограми означають, що вставлені елементи будуть:

  • Використовувати тему призначення : Це вбудовує діаграму відповідно до існуючого документа.

  • Зберегти форматування джерела : Формат діаграми залишається таким же, як аркуш Excel, і його можна редагувати в Word вручну.

  • Використовувати тему призначення та дані зв’язку : тема документа Word відповідає, але дані залишаються пов’язаними з аркушем Excel, відображаючи будь-які зміни, внесені до даних діаграми Excel.

  • Зберігати форматування джерел та дані зв’язку : оригінальна тема діаграми Excel переміщується до документа Word разом із підтримкою посилання на дані до файлу Excel для внесення змін по мірі оновлення діаграми Excel.
  • Зображення: діаграма вставлена ​​як зображення, і редагування в клітинки діаграми неможливе.

Залежно від розміру діаграми, можливо, вам доведеться змінити її розмір відповідно до полів документа. Зробіть це, клацнувши на діаграмі так, щоб діаграма була окреслена, а маленькі квадратики знаходились у кожному куті та середній лінії контуру. Виділіть верхній лівий квадрат за допомогою миші і утримуйте його, поки ви тягнете кут вниз у центр або назовні, щоб змінити розмір діаграми.

Процедура злиття пошти

Mail Merge - це потужний інструмент, який інтегрує дані на аркуші Excel у листи, конверти та мітки, створені у програмі Word. Якщо у вас велика база даних з іменами клієнтів, адресами та номерами телефонів, ви можете надіслати Word індивідуальний документ кожному, створивши файл злиття пошти.

Підготуйте аркуш Excel для злиття, правильно підготувавши дані. Назвіть стовпці так, як ви це зробите при злитті. Наприклад, стовпець із іменем людини повинен бути позначений Іменем. Злиття пошти буде відповідати Ім’я, Прізвище, Адреса 1, Адреса 2, Місто, Штат та Поштовий індекс. Якщо ви не назвали ці стовпці відповідно до злиття, Word може не визнати, що один стовпець є полем, яке йому потрібно використовувати, і пропустити дані.

Відкрийте новий документ Word. На вкладці Почати злиття пошти відкрийте Розсилки та виберіть, який тип злиття ви хочете зробити: листи, конверти, мітки чи електронні листи. Перейдіть на вкладку Вибір одержувачів та виберіть «Використовувати існуючий список». Знайдіть аркуш Excel, який містить дані, які потрібно об’єднати у Word.

Потім ви вставите блок адрес. Тут ви вставляєте назви стовпців, які відповідають потрібній вам інформації, на лист, етикетку чи конверт, такі як Ім'я, Прізвище та Адреса. Виберіть ОК і Зберегти файл. Якщо ви працюєте над листом, можливо, ви захочете вставити привітання з іменем людини. Дотримуйтесь вказівок у рядку Вітання, як і для блоку адрес. З будь-якими доповненнями виберіть ОК та Зберегти файл.

Перейдіть до Finish Mail Merge, щоб дозволити поєднати два файли та створити потрібні індивідуальні документи. Ви можете зберегти всю злиття пошти для подальшого використання з іншими масовими розсилками.