Як працює замовлення на замовлення?

Замовлення на придбання є юридично обов'язковим документом між постачальником та покупцем. У ній детально описуються товари, які покупець погоджується придбати за певною ціною. Він також визначає дату поставки та умови оплати для покупця. Комп’ютерні системи замовлень на покупку зробили процес закупівлі більш ефективним і дозволяють краще відстежувати запаси та платежі.

Цілі замовлень на замовлення

Замовлення на закупівлю зазвичай використовуються, коли покупець хоче придбати витратні матеріали чи інвентар на рахунок. Це означає, що постачальник доставляє або відвантажує придбані товари до оплати, а замовлення на придбання служить захистом від ризику. Поряд із правовим захистом замовлення на придбання мають важливе значення як для управління запасами, так і для відстеження платежів. Замовлення на купівлю допомагають постачальникам порівнювати замовлений товарний запас із запасом, що відвантажується та знаходиться в наявності для точності.

Вони також дозволяють постачальнику відстежувати, коли платежі проводились за певними замовленнями. Покупці зберігають копії замовлень, які вони роблять, щоб контролювати своєчасне отримання товарів.

Подання замовлення на закупівлю

Замовлення на придбання готує покупець, часто через відділ закупівель. Зазвичай цей процес здійснюється за допомогою електронних програмних систем, які дозволяють краще відстежувати та подавати замовлення електронним способом постачальнику. Замовлення на закупівлю, або замовлення на замовлення, зазвичай включає номер замовлення, який корисний для узгодження відправлень із закупівлями; дата доставки; адреса виставлення рахунку; адреса доставки; а також елементи запиту, кількості та ціна. Програмні програми, як правило, мають поля введення для кожного фрагмента критичних даних; покупець просто заповнює поля перед обробкою та відправленням замовлення.

Обробка замовлення на придбання

Після того, як покупець подає замовлення, створюється поточна покупка. Статус замовлення триває, доки замовлені товари не отримає склад покупця. Отримавши фізичний запас, він, як правило, сканується в інвентар та узгоджується з відповідним замовленням на придбання. Замовлення на придбання позначено як оброблене або вимагає оплати.

Покупець виконує свою відповідальність за покупку, коли переводить платіж. Щоб забезпечити точний кредит для оплати, під час платежу слід вказати номер замовлення або номер рахунку компанії.

Використання постачальниками замовлень на замовлення

Постачальники використовують замовлення на придбання для виконання замовлення та обробки платежів. Після отримання замовлення на придбання використовується для витягування придбаного інвентарю для упаковки та доставки. Після того, як інвентар витягнуто, на підставі замовлень на товари та до відправлення готується рахунок-фактура. Коли продукція відвантажена, постачальник фіксує відвантаження в своїй системі інвентаризації.

Замовлення на придбання подається в електронному вигляді, також часто подаються паперові копії. Замовлення позначено як заповнене або очікує оплати. Встановлені важливі дати нагадування про платежі та терміни. Це важливо для постачальника для належного моніторингу платежів та дотримання кредитної політики.