Що станеться, якщо ви не встановите дедлайн W-2 для працівників?

Відповідно до Служби внутрішніх доходів, форми W-2 слід розсилати працівникам не пізніше 31 січня для форм, отриманих з попереднього календарного року. Хоча працівники можуть не отримувати їх поштою на цю дату, вони повинні - принаймні - бути розіслані в цей момент. Для компаній, які не дотримуються цього конкретного протоколу, можуть бути наслідки.

Уникання незадоволених працівників

Окрім будь-яких офіційних питань, які можуть виникнути у Вас із Службою внутрішніх доходів (IRS) через несвоєчасну розсилку форм W-2, можливо, Вам доведеться мати справу з групою дуже незадоволених працівників, багато з яких, ймовірно, очікують податкову декларацію. Співробітники можуть подавати скарги не лише до вас, а й до податкової служби, що може стимулювати подальше розслідування вашої компанії, якщо з цього приводу подаються численні скарги.

Штрафна оцінка IRS

Податкова адміністрація штрафує штрафи на основі того, наскільки пізно подаються ваші форми W-2. За W-2, подані протягом 30 днів з дати закінчення терміну, нараховується штраф у розмірі 50 доларів за форму, максимум до 187 500 доларів для малого бізнесу. За форми, подані до 1 серпня, але пізніше ніж через 30 днів, штраф карається до 100 доларів за форму та максимальний штраф - 536 000 доларів. Максимальний штраф - 260 доларів за форму до 1 072 500 доларів на рік для форм, поданих після 1 серпня.

Забезпечення точних форм

На додаток до розсилки форм W-2 вчасно, ви також повинні переконатися, що згадані форми є точними. Згідно з веб-сайтом IRS, якщо ви подаєте форму W-2 до IRS, стверджуючи, що ви заплатили певному працівникові певну суму грошей, а ви цього не зробили, ця особа має право подати до вас позов про відшкодування шкоди. Оцінюється штраф у розмірі 530 доларів за форму без максимального значення. Можливо, вам також доведеться заплатити штраф у розмірі 5000 доларів США за відшкодування збитків за подання неправдивого документа, і на нього можуть бути порушені кримінальні справи.

Записи та спілкування

Іноді, якщо ви принаймні даєте своїм працівникам зрозуміти, що ви забігаєте із вашими W-2, але працюєте над їх виходом, може бути менше невдоволення, ніж якщо ви взагалі нічого не кажете. Крім того, якщо ви надіслали W-2 до закінченого терміну, але він повернувся вам за поганою або старою адресою, не відкривайте його та не викидайте. Помістіть його у файл співробітника та збережіть на випадок, якщо він зв’яжеться з вами для отримання форми в дорозі; у вас є принаймні доказ того, що ви намагалися його надіслати.