Які сім процедур внутрішнього контролю в бухгалтерському обліку?

Внутрішній контроль - це політика та процедури, що застосовуються для забезпечення постійної надійності систем бухгалтерського обліку. Точність та надійність є першорядними у світі бухгалтерського обліку. Без точних бухгалтерських записів менеджери не можуть приймати повністю обґрунтовані фінансові рішення, а фінансові звіти можуть містити помилки. Процедури внутрішнього контролю в бухгалтерському обліку можна розділити на сім категорій, кожна з яких призначена для запобігання шахрайству та виявлення помилок до того, як вони стануть проблемами.

Порада

Сім процедур внутрішнього контролю - це розподіл обов'язків, контроль доступу, фізичний аудит, стандартизована документація, пробні залишки, періодичні звірки та повноваження щодо затвердження.

Поділ обов'язків

Поділ обов'язків передбачає розподіл відповідальності за ведення бухгалтерії, депозитів, звітування та аудиту. Чим далі розподіляються обов'язки, тим менше шансів у будь-якого працівника вчинити шахрайські дії. Для малих підприємств, у яких лише кілька працівників бухгалтерії, розподіл обов’язків між двома або більше людьми або вимагання перевірки важливих завдань колегами можуть служити тій же меті.

Контроль доступу до системи обліку

Контроль доступу до різних частин системи бухгалтерського обліку за допомогою паролів, блокування та електронних журналів доступу може утримати неавторизованих користувачів поза системою, забезпечуючи при цьому спосіб перевірки використання системи для виявлення джерела помилок або розбіжностей. Надійне відстеження доступу може також послужити запобіганню спробам шахрайського доступу.

Фізичний аудит активів

Фізичний аудит включає підрахунок грошових коштів та будь-яких фізичних активів, що відстежуються в системі бухгалтерського обліку, таких як запаси, матеріали та інструменти. Фізичний підрахунок може виявити добре приховані розбіжності в залишках на рахунках, взагалі обходячи електронні записи. Підрахунок готівки в торгових точках можна проводити щодня або навіть кілька разів на день. Більші проекти, такі як інвентаризація рук, повинні виконуватися рідше, можливо, щорічно або щоквартально.

Стандартизована фінансова документація

Стандартизація документів, що використовуються для фінансових операцій, таких як рахунки-фактури, внутрішні запити на матеріали, квитанції про запаси та звіти про витрати на відрядження, може допомогти зберегти узгодженість ведення діловодства з часом. Використання стандартних форматів документів може полегшити перегляд минулих записів під час пошуку джерела розбіжностей у системі. Відсутність стандартизації може спричинити недогляд або неправильне тлумачення під час такого огляду.

Щоденні або щотижневі пробні залишки

Використання подвійної системи бухгалтерського обліку додає надійності, гарантуючи, що книги завжди збалансовані. Незважаючи на це, помилки все одно можуть вивести систему подвійного балансу з рівноваги в будь-який момент часу. Розрахунок щоденного або щотижневого залишкового балансу може забезпечити регулярне розуміння стану системи, що дозволяє виявляти та досліджувати розбіжності якомога раніше.

Періодичні звірки в системах бухгалтерського обліку

Випадкові звірки бухгалтерського обліку можуть забезпечити збіг залишків у вашій системі бухгалтерського обліку з залишками на рахунках інших організацій, включаючи банки, постачальників та клієнтів-кредиторів. Наприклад, банківська звірка передбачає порівняння залишків готівки та записів депозитів та надходжень між вашою системою бухгалтерського обліку та виписками з банків. Різниця між цими типами додаткових рахунків може виявити помилки або розбіжності у ваших власних рахунках, або помилки можуть виникати в інших організацій.

Вимоги до органу затвердження

Вимагання від конкретних менеджерів дозволу певних типів операцій може додати рівень відповідальності до бухгалтерських записів, доводячи, що операції бачили, аналізували та затверджували відповідні органи. Вимога про схвалення великих виплат і витрат може перешкодити недобросовісним працівникам здійснювати великі шахрайські операції з коштами компанії, наприклад.